Pågen är Sveriges största bageri som varje år levererar runt tvåhundra miljoner bröd. Från bagerierna i Malmö och Göteborg distribueras nybakat bröd ut över Sverige sju dagar i veckan under hela året. Pågen har Sveriges största säljkår med över 400 säljare som dagligen besöker runt 5000 butiker i landet.

Säljaren rapporterar till en säljledare som leder försäljningsarbetet i området. Snabb och relevant information är en förutsättning för att säljledaren ska kunna följa upp resultaten i varje distrikt.

Behov och utgångsläge

1999 började Pågen använda Cognos plattform. Endast fåtal användare behärskade verktyget och kunde använda det på effektivt sätt.

Användarvänlighet i fokus

När Pågen kom i kontakt med Affecto sommaren 2004 ville man öka användandet inom organisationen genom att göra beslutsstödslösningen mer användarvänlig. Hos Pågen är det framför allt försäljningsstatistik som rapporteras, både internt och i försäljningsrapporter som går ut mot kund.

Därför var det i första hand ett verktyg för ekonomi, försäljning och ledning som skulle skapas. För att fånga in medarbetarnas behov och önskemål genomförde Affecto fokusgrupper och behovsanalyser som mynnade ut i en grov kravspecifikation för hur man skulle utveckla datalagret. De främsta förändringarna innebar att datalagret fick en ny design, nya datakällor lades till och ett arbete för att skapa en användarportal inleddes.

– Målet var att varje medarbetare skulle få tillgång till just de siffror och nyckeltal som var relevanta för dem. Affecto hade erfarenhet av liknande uppdrag och var en enorm tillgång i utvecklingsarbetet. De var kompetenta och lyhörda för våra behov, användarna stod hela tiden i fokus, berättar Christina Bengtsson, IT-Chef på Pågen.

Så används lösningen

Idag används rapporter från beslutsstödet av ett flertal medarbetare i organisationen. För säljorganisationen och ledningsgruppen är portalerna färdiga och nu pågår ett arbete med en ständig förbättring samt en utökning för att nå fler medarbetare i företaget. I dagsläget har ett femtiotal anställda, i huvudsak inom försäljningsorganisationen, behörighet till en BI-portal som går att logga in till via företagets intranät.

I BI-portalen får användaren tillgång till de nyckeltal, siffror och statistik som är relevanta för dem. Det kan till exempel handla om försäljningssiffror, marknadsandelar för en viss period, produkt eller område som enkelt illustreras i siffertabeller eller grafer. Genom att logga in till sidan kan användaren snabbt få en översikt av sitt försäljningsområde. Därmed blir det enkelt att bevaka och följa upp exempelvis hur försäljningen har gått under dagen uppdelat på produkt, butik och i respektive region.

I samband med att Pågen lade om sin redovisningsperiod från var fjärde vecka till varje månad, jobbar man numera även med försäljningsbaserade prognoser i systemet. Var sjunde dag ställs en prognos som gäller för resten av månaden, baserad på den senaste tidens försäljning ner på säljledarnivå och distrikt.

Trots att lösningen endast varit igång i drygt ett år kan Pågen redan nu se att investeringen tillfört värde till verksamheten. Datalagret och BI-portalen säkerställer att beslutsunderlagen är enhetliga rakt igenom bolaget.

– Med hjälp av portalerna kan vi styra så att alla i organisationen ”talar samma språk”, något som bidrar i ledningens arbete med strategi och måluppföljning. Istället för att lägga tid på att få ut rapporter får vi nu mer tid att faktiskt analysera dem. Vi har långt kvar men vi har tagit steg i rätt riktning och det får vi bekräftat genom feedback från användarna”, berättar Joakim Tuvner.

Nästa steg blir att bygga ut datalagret och BI-portalen ytterligare. Det handlar främst om att lägga till fler datakällor och öka antalet portaler och användare.

Snart ska lösningen implementerats i de nordiska dotterbolagen och inom ett år ska även operatörer inom produktion och logistik hos Pågen omfattas av beslutsstödet. Målsättningen är att alla arbetsledare ute i organisationen ska få tillgång till verktyg som underlättar det dagliga arbetet.