Cramo är en paneuropeisk koncern som hyr ut maskiner, utrustning och flyttbara lokaler till byggindustrin, offentlig sektor samt övrigt näringsliv. Eftersom uthyrningen sker genom cirka 290 depåer med totalt 2 200 medarbetare runt om i Norden, Östeuropa och Ryssland är behovet av samordnad och tillförlitlig information, som försäljningssiffror och lagerstatus, stort.

Behov och utgångsläge

Cramos tidigare beslutsstöd hade långa svarstider och var svårt att använda. Andra problem var att en stor del av arbetsprocesserna var manuella och att data inte alltid var enhetlig eftersom den kom från olika källor. Dessutom var individuella tolkningar av underlaget vanliga.

– Eftersom rapporteringssystemet var komplext kunde bara ett fåtal personer använda det. Stora delar av mötestiden gick ofta åt till att tolka och utvärdera underlagen, så behovet av ett gemensamt språk och bättre överblick inom organisationen var stort, säger Pedro Maltez, Group Business Controller på Cramo.

Fokus på användarvänlighet

År 2007 tog Cramo beslutet att förnya sitt beslutsstödssystem och ett samarbetsprojekt med Affecto inleddes. Samarbetet syftade till att kartlägga vilka behov som beslutsstödet skulle fylla och implementera en lösning som skulle rullas ut i de nordiska länderna. Eftersom den huvudsakliga verksamheten består av uthyrning är det av högsta vikt att depåcheferna har god överblick över vilka maskiner i parken som är tillgängliga, uthyrda eller på reparation, både för att minimera kostnaderna och för att öka intäkterna. Målsättningen med det nya beslutsstödet var därför att öka användarvänligheten så att depåcheferna enkelt skulle kunna bevaka sina resultat. Genom en mer samordnad insamling av information skulle även regionchefer, ekonomiavdelning och företagsledning få bättre beslutsunderlag.

För att kartlägga behoven i verksamheten genomförde Affecto workshops med nyckelpersoner från marknad, ekonomi, inköp och IT. Utifrån den kravbild som togs fram, beslutade man att behålla det befintliga datalagret som sedan kopplades till ett beslutsstöds- och CPM-verktyg (för budget och planering). Tillsammans med ledningen jobbade man även fram en gemensam definition för nyckeltal som gör det möjligt att mäta hur till exempel olika enheter och produkter presterar.

– Affecto hjälpte oss att komma igång och tillsammans kom vi fram till hur vi kunde optimera vårt beslutsstöd. En stor trygghet var att projektledaren från Affecto hade erfarenhet av liknande projekt, då det ställde stora krav på att få med sig både ledning, IT och användare i processen. Samarbe- tet har flutit på väldigt smidigt, kommenterar Pedro Maltez.

Strategisk och operativ nytta

Idag används lösningen av cirka 200 depåchefer. Övriga användare är fördelade över depånätet och på huvudkontoren i de nordiska länderna. Genom webbaserade portaler får medarbetarna tillgång till den information som är relevant för just dem. För depåcheferna innebär det skräddarsydd information om maskinparkernas status som gör det enkelt att bevaka, följa upp och dra ut rapporter. Underlaget från de olika depåerna sammanfattas och används sedan av regionchefer och medarbetare på huvudkontoret för till exempel rapportering och budgetering. I och med att underlagen baseras på enhetliga principer, går nyckeltalen att jämföra mellan Cramos övriga verksamheter i Norden. En annan positiv effekt är att prissättningsstrategin mot både befintliga och nya kunder har blivit mer enhetlig.

I samband med att Cramo för ett år sedan bytte ut sitt uthyrningssystem uppgraderades även datalagret. Med rådgivning från Affectos projektledare drogs även ett så kallat business intelligence competency centre (BICC) igång, en styrgrupp som består av medarbetare från bland annat affärsutveckling, försäljning, marknad, IT och controlling, vars uppgift är att förvalta och utveckla beslutsstödet på en strategisk och operativ nivå.

– Tack vare det nya systemet kan vi nyttja våra resurser mer effektivt och sparar därmed både tid och pengar. Genom att ha etablerat ett Business Intelligence Competency Centre har vi också tagit ett mer strategiskt grepp om våra affärsinvesteringar. Visionen är nu att utveckla användningsområdena ytterligare och rulla ut lösningen i fler länder. Vi vill också lägga till nya källor, till exempel personal och lön, berättar Pedro Maltez.