Bring Frigoscandia är experter när det gäller temperaturkontrollerad logistik för livsmedel. Deras kyl- och frystransporter rullar över hela landet och även utomlands.

Med viktig data spridd över så många som ett tjugotal olika system var det en stor utmaning att sammanställa den befintliga informationen till ett användbart beslutsunderlag. Det var utgångspunkten för satsningen på beslutsstöd hos Bring Frigoscandia, som inleddes 2005, i nära samarbete med Affecto.

– Ledningen och andra beslutsfattare ska ägna sig åt att analysera och agera på information istället för att samla in den. Vi ville ge dem den möjligheten, säger Ulf Carlsson, BI-ansvarig på Bring Frigoscandia.

Storstädning från start

Beslutsstödssatsningen inleddes med en uppstädning av kundregistret, som flyttades över till ett datalager för att kunna bearbetas utan att störa de bakomliggande källsystemen. Antalet kunder och leverantörer är stort och inför beslutstödsprojektet omfattade kundregistret ungefär 25 000 och leverantörsregistret 11 000 poster – något som var både utmanande att få en överblick över och kostsamt att hantera.

Efter en uppstädning av registren har antalet poster minskats till totalt cirka 7 000. Ulf Carlsson konstaterar att den stora framgångsfaktorn var att hitta fungerande definitioner för de data som skulle tvättas och analyseras – Vad menar man exempelvis med en kund?

Korrekt grunddata ger kvalitet

Efter att ha sammanställt data från de olika systemen i ett datalager får nu 200 användare tillgång till korrekt information på ett enda ställe.

För att organisationens beslutsfattare ska kunna få del av information för att fatta rätta och snabba beslut använder Bring Frigoscandia beslutsstödsverktyget QlikView. Där kan de själva vrida och vända, och med ett fåtal knapptryckningar få fram den information man söker i de olika applikationerna.

Bättre koll på kundfordringar

Med hjälp av beslutsstödsverktyget kan nu alla kundansvariga och controllers själva följa upp hur kunderna sköter sig och ”dra åt skruvarna” om de inte betalar i tid.

– Detta har blivit en succé och vi har nu ännu bättre kontroll på våra kundfordringar, i och med att fler personer har möjlighet att komma åt informationen. Med projektet har vi minskat våra kundfordringar och även minskat risken för att göra dåliga affärer som kan leda till kreditförluster, säger Ulf Carlsson.

Bättre samordning av inköp

Med ordning och reda i leverantörsregistret kan Bring Frigoscandia åskådliggöra och därefter samordna inköpen, vilket medför en bättre förhandlingsposition, både när det gäller pris och betalningsvillkor. Synergieffekterna ökar ju fler bolag inom Posten Norge som kopplas på.

– Den mest konkreta besparingspotentialen finns ofta där företaget får in pengar – från kunder – och där pengar går ut – till leverantörer. Därför startade vi med beslutsstöd för dessa områden, kommenterar Ulf Carlsson.

Bättre överblick av personal

För att få en helhetsbild även av personalinformationen bestod Bring Frigoscandias nästa steg i att även integrera personal- och löneinformation i beslutsstödslösningen. Därigenom kan platschefer och arbetsledare runt om i landet själva ta fram uppgifter om till exempel semester, sjukdagar och löneutveckling för sina medarbetare.

Dessutom får Bring Frigoscandia en tydlig bild av exempelvis åldersstruktur och antalet anställda. Detta har avlastat personalavdelningen, som tidigare genomförde månatliga datakörningar och distribuerade olika typer av listor per post.

Visar det användarna behöver

En grundläggande princip i Bring Frigoscandias beslutsstödsarbete är att alla som söker efter information inte behöver ha tillgång till affärssystemen. Användarna analyserar istället informationen i beslutstödsverktyget, som visualiserar den på ett överskådligt sätt.

Lyckad lösning mångdubblas

Nyligen har ett arbete påbörjats med att ansluta även kunderna till beslutsstödsapplikationen så att de kan se exempelvis vilka varor de har i förvaring i Bring Frigoscandias olika fryshus. Naturligtvis kan Bring Frigoscandia styra så att varje kund endast ser den information som berör just dem.

Det som från början var en lyckad lösning endast hos Bring Frigoscandia rullas nu ut i stor skala till ett trettiotal bolag inom Posten Norge. Bring Frigoscandias centrala BI-avdelning består numera av fyra personer, som arbetar tillsammans med konsulter från Affecto för att utveckla lösningen vidare till att passa övriga bolag inom koncernen. I förlängningen finns stora pengar att tjäna, både på kundfordringar och på gemensamma inköp då lösningen rullas ut till fler bolag.