Nu är goda råd inte dyra

Konservburken är en fantastisk uppfinning, 1810 fick en engelsman patent på idén om att konservera och förvara mat i en lufttät plåtburk, äntligen kunde vi lagra mat och ta fram den när det som bäst behövdes. Det finns också en annan historia som berättar att det tog ca 70 år innan konservöppnaren uppfanns och under denna mellanperiod måste det därför varit mycket besvärligt att öppna dessa burkar. Det kanske är sant och i så fall funderar jag på vad det beror på, kanske fanns det ingen möjlighet till feedback från användare, inget sätt för en kollega att säga att: ”Detta var ju en fin idé men hur öppnar vi den?”. Den kollektiva kunskapen om både behov, lösning och tillämpning fanns men på den tiden då modern kommunikation i form av telegrafi var förbehållen ett fåtal så var det inte lätt att vara lyhörd för en konsumentgrupp eller andra som kunnat haft värdefulla råd. Följden blev att marknaden fick vänta i 70 i år innan konservburken blev enkel att använda, kanske för att den kollektiva kunskapen inte kunde hållas ihop och vidareförädlas till ytterligare nytta.

En modern samarbetsplattform ska inspirera, precisera, delegera och effektuera de aktiviteter som gör att vi kan leverera ett resultat som är attraktivt för våra kunder. Det är ingen lätt uppgift men det finns verktyg för att underlätta processen.  Ett av dessa av SharePoint, en modern samarbetsplattform som låter användare skapa och dela med sig av information både inom och utanför den egna organisationen. För detta syfte är den ypperlig. När vägen är utstakad finns verktygen för att organisera och utföra alla nödvändiga aktiviteter. Men hur gör vi för att hantera en förändring, ett hinder vi inte planerat för eller för att kunna ta ett välgrundat beslut när vi står vid ett omärkt vägskäl? Det krävs att plattformen kompletteras med sociala funktioner.

Idag är olika sociala funktioner det främsta sättet att knyta ihop producenter med konsumenter, olika intressegrupper med varandra och ny teknik har gjort avstånden korta och återkopplingen omedelbar. Goda råd och insikter är därför varken svåråtkomliga eller dyra. Nyckeln till en lyckad satsning på sociala funktioner är att inse vad de egentligen främjar. Sociala funktioner i en samarbetsplattform syftar egentligen inte till att införa nya kommunikationssätt utan till att öppna upp den information och kunskap som redan finns och konkretisera strukturkapitalet till den plats där det bäst behövs. Sociala funktioner stöttar nätverkande, nätverkande ger inspiration, nya insikter och möjligheter till diskussioner som är öppna för alla som har ett intresse av dem. Nya insikter är grunden för all förändring, t.ex att göra locket på konservburken lite tunnare eller att sälja en konservöppnare tillsammans med själva burken.

Med SharePoint 2013 tar Microsoft ett jättkliv och levererar sociala funktioner för effektivt sammarbete genom hela organisation och gör det enklare att odla en samarbetskultur där kunskap sprids och och nya innovationer kan uppstå. De övriga samarbetsfunktionerna i plattformen gör det möjligt att skrida från innovation till handling. Kanske är de nya sociala funktionerna SharePoints egen konservöppnare, en komponent som frigör hela nyttan och gör plattformen komplett?

Om du är nyfiken på hur din organisation skulle kunna utnytta dessa nya funktioner kontakta oss för en diskussion, för goda råd är, som sagt, inte dyra.

Taggar: SharePoint , SharePoint 2013 , Sociala funktioner , samarbete

Dela / Kommentera »

10 bra ingredienser att koka en bra verksamhets-soppa på SharePoint

En anledning till att jag gillar SharePoint är att produkten har mognat något enormt över åren. Från att varit en medelgod team/projekt-site server till ett av marknadens absolut bästa verktyg för samverkan. Snabb pang för pengarna får man när allt hänger ihop och man kan komma ut till verksamheten på mycket kortare tid än tidigare. Hjulet ni vet: Siter, Communities, Content, Search, Insights och Composites.

Här kommer mina 10 bästa recept på att lyckas med SharePoint:

1. Utan ”the business stuff” når man inte nirvana. Den som tror att ett SharePointprojekt är ett IT-only projekt tror fel. Det man vill är ju skapa ett bättre stöd för verksamhetens processer kanske tom skapa idéer för att effektivisera dem, kortare beslutsvägar, fatta bättre beslut osv. Då måste ett SharePoint projekt innehålla verksamhetsfolk som är engagerade. Det räcker inte att bara ”sätta in cd:n”.
2. Satsa på att ta fram en Taxonomi från början. Taxonomin är ryggraden i SharePoint som gör att man kan relatera objekt till varandra. T.ex. byggde vi en lösning där man kan klicka på ett KPI i ett Scorecard och sedan se vilka risker, issues och dokument är kopplade till KPI:n?. Släpper man dokumenthantering fritt blir SharePoint en fin filserver med samma kaos som tidigare. Gör läxan kring taxonomi. En start är att börja med två träd: Organisation och Process. Ni blir förvånade hur långt det räcker.
3. Köp SharePoint Enterprise Licenser. Där finns komponenter som gör det enklare att klara “No Code Solutions” dvs skapa verksamhetstillämpningar genom att enbart använda konfiguration. För ett mindre eller medelstort företag ger detta en mycket bättre TCO än att utveckla själva hela tiden. Det betalar sig mångdubbelt.
4. Man kommer förvånansvärt långt med konfiguration, våga prova! InfoPath, Visio Services, SharePoint Workflow, Document Center, Records Center, Content Hub, Content Organizer, Business Intelligence Center, SharePoint Designer mm. Känner du till dessa begrepp? Det är dina nya verktyg som man inte behöver vara utvecklare för att bemästra. Det du behöver är att kunna verksamhetsprocesser för att få till något som passar verksamheten.
5. Glöm foldrar i SharePoint. Metadata navigering regerar. Sparar man alla dokument I samma folder och taggar dem med taxonomibegrepp så byggs en dynamisk folderstruktur upp. Det gamla problemet med att en fil bara kan finnas i en folder samtidigt är bortblåst.
6. Klarar man sig med en Site Collection? Eller kanske en för aktivt content och en/flera arkiv Site Collections? Ja då blir livet enklare (bla kunna göra en startsida som sammanställer alla todon, senaste ändrade dokument mm). Ett av problemen är att en Site Collection inte kan vara hur stor som helst. Begränsar man det till att en Site Collection hör till en Content Databas så gäller ca 100 GB. Det kommer man inte långt på tycker många. Men, om man arkiverar ut passivt Content till arkiv Site Collections som bygger på Records Center så spar man mycket utrymme. Hur gör man det då? Jo, antingen manuellt genom ”Send To Location” eller genom ILM (information lifecycle Management) alias Retention Policies där man kan sätta upp regler så att en gammal version av en handling automatiskt flyttas till arkivet när en ny skapats eller den nått sin livslängd.
7. SharePoint Workflow är grymt. Visst det är inte ”state less” utan måste köras i ett parallellt flöde. Men det finns trix att komma runt det. Som standard ingår 3 subflöden: Review, Approval och Custom Task Process. Custom betyder ju fler möjligheter… Sedan kan jag tipsa om pluginet ”i love SharePoint” som är gratis att ladda ner från Codeplex. Det ger möjligheterna att loopa SharePoint Workflows. Workflows kan även löpa cross items om man har en relation mellan olika item objekt.
8. Infopath är bättre än ni tror. Alla är ju trötta på dassrullen, standard formuläret i SharePoint. Infopath kan göra underverk. Många använder inte Infopath för att man tror att det inte är flexiblel och har många begränsningar. Visst de finns men till varje begränsning finns x-antal personer i världen som har kommit på lika många workarrounds. Ex. Taxonomier i Infopath? Jajamän, produkten Qdabra Qrules löser biffen.
9. Ehh konfig? Glöm det vi har ju både krav på utveckling, test, pre-prod och produktionsmiljöer tänker ni.. Jodå vi kan lösa det med. Det stavas Avepoint Deployment Manager som möjliggör automat deployments mellan miljöer där man inte jobbat med kodpaketering utan vill endast nyttja konfiguration.
10. Bygg samman BI och Collaboration. I SharePoint finns möjligheten att nyttja BI i dina Collaborationlösningar och Collaboration i dina BI-lösningar.

Taggar:

Dela / Kommentera »

Snapshot presentation om Collaborative BI på Management Events - BI & Reporting

Tillsammans med IBM deltog Affecto på Management Events stora beslutstödsseminarium "BI & Reporting" på Courtyard Marriott Torsdag den 30 September. Över två hundra beslutsfattare från näringslivet deltog och lyssnade på fascinerande presentationer från bl.a. Atlas Copco och Nordea om deras olika resor inom beslutstöd och rapportering.

Undertecknad levererade en s.k. Snapshot presentation runt det snabbt växande området Collaborative Decision Making.
Snapshot presentation är ett presentationskoncept som ursprungligen kommer från Japan och innebär att presentatören sätter en Powerpoint presentation på 20 bilder på auto-click var 20'e sekund. Detta innebär att ett material presenteras på 6 min 40 sek och blir en mer "fängslande" uppelevelse eftersom alla (inkl. presentatören) vet att en ny bild bläddras fram var 20's sekund.

Min presentation runt ämnet hittar du Slideshare.
För mer information om Collaborative BI eller Decision Making, tveka inte att kontakta mig.

Taggar: Management Events , CBI , Collaborative BI , BI , Affecto , IBM , Beslutsstöd

Dela / Kommentera »

Artikel i Harvard Business Reviews Blog Network - Få ordning på beslutsstödet

På bloggen skriver Jill Dyche från Dataflux om kaoset i beslutsstödet med massor av rapporter som skall beskriva samma sak och kalkylblad som inte har några gemensamma begrepp. Lösningen Jill pekar på är Collaborative BI. Beslutsstöd med samarbetsfunktioner så att användargrupper kan kommentera rapporter och föra en diskussion om innehållet.

Jag tycker det är ett bra steg på vägen men samtidigt tror jag man behöver fatta beslut om gemensamma begrepp. Det måste vara ännu bättre om beslutsfattare kan diskutera om vad man skall göra åt en viss situation istället för att prata om vad en rapport betyder.

Läs artikeln på HBR.ORG.

Vad tycker du?

Taggar:

Dela / Kommentera »

Information en strategisk tillgång?

Insikten finns men budskapet når inte fram!

Allt fler företag och organisationer jag möter börjar prata i termer av att bättre och effektivare hantering av information är en förutsättning för att vara effektiv och innovativ och därigenom upprätthålla sin konkurrenskraft. Anledningen till detta är givetvis en allt tuffare konkurrens på marknaden där det inte längre räcker att bara arbeta snabbare utan också smartare! Budskapet börjar ta form allt högre upp i ledningen men aktivitetsnivån i övriga organisationen är allt för låg för att kunna leva upp till de målsättningar som deras verksamhet har på lite längre sikt.

Så varför har vi denna situation i våra företag och organisationer?

Är det på grund av att vi inte kan? Eller är det så att man inte vill? Saknas finansiering? Finns inte de tekniska förutsättningarna?

Svaret är ofta en kombination av ovanstående och givetvis finns andra faktorer men i huvudsak skulle jag säga att det mycket handlar om bristande kommunikation kring vilka möjligheter som finns och vilka begränsningar vi internt har idag. Vi är för dåliga på att i våra organisationer skapa forum där erfarenheter kan utbytas och nya insikter nås kring vad som är möjligt och vad som krävs för att också realisera dessa möjligheter. Detta gäller inte bara i dialogen mellan IT organisationen och de olika affärsfunktionerna. Detsamma är fallet mellan de olika affärsfunktionerna samt inom IT organisationen i företaget. Jag ser så ofta att man pratar förbi varandra, tar saker för givet och skyller på varandra.

Gör något åt saken!

Kompetensen finns det gäller bara att få den att mötas och dra åt samma håll! Utan förståelse för möjligheterna och värdet kommer inte heller viljan och pengarna att infinna sig att göra något åt saken!

Idag kan man inte skylla på de tekniska förutsättningarna (vilket man ändå sker) vilket var fallet för bara några år sedan. Dock tenderar de flesta företag och organisationer köra på i gamla hjulspår och inte stanna upp och fundera på hur man skall dra nytta av exempelvis de teknologiska språng som tagits de senaste åren!

På samma sätt som man många gånger använder sig av ”gammal” och icke ändamålsenlig teknologi så har man inte heller tagit till sig nya metoder, principer och arbetssätt för att säkerställa såväl kort som långsiktig affärsnytta från den information olika delar av verksamheten samlar på sig.

Så kontentan av detta blir att alla ni som har behov, kompetens och erfarenheter inom området börja prata med varandra! Utryck era behov, värdet av dessa och börja arbeta med en gemensam målsättning!

Konkurrenterna kommer inte att vänta på er!

Det enda vi kan vara säkra på är att om inte vi gör något åt saken så kommer det vara någon annan som gör det, och vilka konsekvenser ger det på lite längre sikt, vi är ändå bara i början av informationseran!

Taggar: information , tillgång , kompetens , kommunikation , samarbete , erfarenheter , värde , finansiering , förutsättningar , konkurrenskraft

Dela / Kommentera »